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Job Information

IQVIA Executive Administrative Assistant - Office Management - Pharma & Healthcare (m/w/d) in Frankfurt, Germany

Wir suchen Sie zur Übernahme vielfältiger administrativer Aufgaben im Vertriebssekretariat in unserem HQ in Frankfurt (Office Management).

Ihre Aufgaben:

  • Allgemeine Verwaltung (Büroadministration)

  • Unterstützung in der Organisation von internen und Kunden Meetings

  • Ansprechpartner für Kundenanfragen

  • Stammdatenpflege im CRM

  • Koordination der Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Vertrieb

  • Bereitstellung sowie Aktualisierung von Unterlagen und Vorlagen (auch abteilungsübergreifend)

  • Unterstützung bei der Angebots-, Auftrags- und Vertragsbearbeitung

  • Erstkontrolle, Verteilen, Ablage eingehender Aufträge

  • Unterstützung bei Formatierung, Ablage, Prüfung eingehender Verträge inkl. Unterschriftenlauf

  • Vertragswesen

  • Verantwortung für das System der Datenweitergabe von Kunden an Dritte

  • Schnittstellen Koordination zur Rechtsabteilung

  • Projektarbeit

  • Weiterentwicklung/ Verbesserung von administrativen und organisatorischen Prozessen

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf oder ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches (duales) Studium mit Schwerpunkt Office Management.

  • Idealerweise erste Berufserfahrung mit vergleichbaren Aufgaben im Assistenzbereich bzw. Office Management in einem international agierenden Unternehmen.

  • Sehr gute Kenntnisse des gesamten MS Office Pakets; wünschenswert sind CRM Kenntnisse (z.B. Salesfore)

  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift

  • Erwünscht sind Grundkenntnisse in und Verständnis von Vertragswesen und rechtlichen Fragestellungen

  • Fähigkeit zu Teamarbeit, zur Priorisierung von Aufgabenstellungen und zu Multi-Tasking

  • Fähigkeit zu selbständiger, effektiver und vorausschauender Arbeitsweise

  • Professionelles, freundliches, offenes und souveränes Wesen & Auftreten mit Freude an Kundenkontakten

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung mit Angabe des möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.

At IQVIA, we believe in pushing the boundaries of human science and data science to make the biggest impact possible – to help our customers create a healthier world. The advanced analytics, technology solutions and contract research services we provide to the life sciences industry are made possible by our 70,000+ employees around the world who apply their insight, curiosity and intellectual courage every step of the way. Learn more at jobs.iqvia.com .

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To get there, it takes diverse skills and a curiosity to explore new possibilities. No matter your role, everyone at IQVIA, including our colleagues at Q² Solutions, contributes to our shared goal of improving human health. Thank you for your interest in growing your career with us.

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